Agiles Projektmanagement digital umgesetzt – Teil 1

Agiles Projektmanagement digital umsetzen – Chancen und Herausforderungen

 

Kleinere Projektschritte, schnellere Ergebnisse und eine budget- und termingerechtere Projektsteuerung – agiles Projektmanagement wird bereits in vielen Bereichen erfolgreich genutzt. Kurze Projektsprints und der tägliche, persönliche Austausch stehen dabei im Mittelpunkt. Die Projektrealisierung lebt von der engen Einbeziehung der Auftragsgeber*innen und flexibel anpassbaren Projektanforderungen. Die rasant zunehmende Digitalisierung und internationalere Unternehmensstrukturen führen häufig dazu, dass Projekte rein digital umgesetzt werden. Wie wirkt sich das auf agile Projekte aus? Was braucht es, damit gute Kommunikation und effizientes Arbeiten gelingen können? Und welche Effekte hat das im Hinblick auf die Innovationskultur?

Unterschiede zur analogen Projektsteuerung

Die digitale Projektrealisierung bringt Chancen und Herausforderungen im Hinblick auf Projektsteuerung, Kommunikation und Ergebnissicherung mit sich:

1. Agile Werte

Wichtiger Bestandteil einer agilen Projektsteuerung ist die Interaktion zwischen Menschen. Hier ergibt sich eine große Herausforderung, denn digitale Kommunikation kann ortsunabhängig stattfinden, persönliche Treffen jedoch nicht gänzlich ersetzen und bedarf zudem mehr Planung.

Gleichzeitig bieten digitale Tools mehr Flexibilität. Spontane Änderungen von Produktanforderungen lassen sich beispielsweise direkt ins Produkt Backlog aufnehmen und sind sofort gesichert.

2. Teamzusammenarbeit

Weil der spontane Austausch wegfällt, gestaltet sich die Teamzusammenarbeit schwieriger. Umso wichtiger ist es, in der Projektsteuerung auf die klare Definition von Rollen und Aufgaben zu achten und die Eigenorganisation des Teams zu unterstützen.

3. Daily Meetings

Die täglichen, kurzen Treffen profitieren von der Flexibilität und Ortsunabhängigkeit digitaler Meeting-Räume. Zusätzlich erhöht sich bei klarer, fokussierter Moderation deren Effizienz.

4. Retrospektive

Im Rahmen der Projektsteuerung lässt sich die Überprüfung eines abgeschlossenen Sprints sowie die Einholung von Team-Feedback sowohl digital als auch analog problemlos umsetzen.

5. Planungskonferenzen und Demos

Für Planungen oder Präsentationen eignet sich die digitale Umgebung meist besser. Demos –beispielsweise erste Designs einer neuen Website-Struktur – können in Echtzeit getestet und bewertet werden. Sich daraus ergebende Anforderungen an den Projektauftrag werden direkt digital eingepflegt und sind für alle Teammitglieder sichtbar.

Was muss beachtet und was anders gemacht werden?

Ob klare Rollenverteilungen oder die Implementierung unterstützender Angebote – mit den folgenden Empfehlungen und Anregungen setzen Sie den Projektauftrag auch digital erfolgreich um:

Umsetzung und Sicherstellung guter Ergebnisse – auch digital

1. Abschweifungen und Zeit-Überziehungen können auch in persönlichen Meetings entstehen, allerdings sollte in der digitalen Projektrealisierung verstärkt auf eine engmaschigere Moderation und genaue Meeting-Planung geachtet werden. Das ist insbesondere deswegen sehr wichtig, da es bei Videokonferenzen noch schwieriger als bei Präsenzmeetings ist, alle Teilnehmer*innen aktiv bei den Themen zu halten.

2. Um den Austausch auf allen Ebenen zu fördern, kann zusätzlich eine „Daily Führungsrunde“ für Projektmanager*innen und Product Owner eingeführt werden.

3. Da der „Flurfunk“ nicht natürlich passiert, sollte eine freiwillige Veranstaltung ohne Agenda und Anleitung eingerichtet werden. Für eine entsprechende Beteiligung bedarf es einer Lernphase, in der sich Teammitglieder an das Angebot gewöhnen und dessen Mehrwert erkennen. Gerade dieses Meeting sollte für die Teilnehmer*innen durch Gamification spannend gestaltet werden.

4. Digitale Tools – wie beispielsweise Jira – unterstützen die agile Projektsteuerung und -umsetzung. Voraussetzung für effizientes Arbeiten ist, dass alle Tools optimal aufgesetzt und gepflegt sind.

5. Motivation und Teamgefühl entstehen in persönlichen Meetings meist von allein. Um sich diesem Effekt im Digitalen anzunähern, sollten Spaß und Aktion aktiv eingebunden werden. Dies gilt für alle Meetings.

Realistische Ziele definieren – und im Blick behalten

Um realistische Ziele für einzelne Iterationen zu definieren und gleichzeitig die Vision des Projektes im Blick zu behalten, bedient sich die digitale Projektsteuerung z.B. der „Segelboot-Retrospektive“. Dadurch lässt sich sowohl analog als auch digital ermitteln, was der Projektrealisierung „Rückenwind“ verleiht und welche „Anker“ das Team am Vorankommen hindern. Ein hilfreiches Tool für die Umsetzung ist zum Beispiel Metro Retro.

Fazit

Eine rein digitale Projektsteuerung und -umsetzung ist möglich – solange dem fehlenden persönlichen Austausch entgegengewirkt wird, die richtigen Tools effizient eingesetzt werden und die Zusammenarbeit im Team zusätzliche Unterstützung erfährt.