Agiles Projektmanagement – Kundenanforderungen flexibel umsetzen

agiles Projektmanagement

Was bedeutet agile Projektsteuerung? Wofür eignen sich agile Methoden? Welche Vorteile ergeben sich daraus? Und was ist beim Einsatz zu beachten?

 

Heutzutage wird bei der Projektsteuerung immer häufiger auf agile Methoden gesetzt. Im Vergleich zum klassischen Projektmanagement helfen diese oftmals, den Projektauftrag schneller, sicherer und erfolgreicher zu realisieren. Agiles Projektmanagement verfolgt die Idee, ein Produkt mit einem selbstorganisierten Team in kurzen Abschnitten zu entwickeln. So gelingt eine budget- und termingerechte Projektsteuerung, die sich flexibel an Kundenanforderungen anpassen kann. Doch nicht jede Produktentwicklung eignet sich für eine agile Projektsteuerung. Für eine erfolgreiche Umsetzung bedarf es im Unternehmen einer gewissen Methodenkompetenz, strukturellem Umdenken und einer passenden Kultur.

Das Wort „agil“ wird im Duden als „von großer Beweglichkeit zeugend; regsam, wendig“ definiert. Entsprechend sind agile Methoden der Projektsteuerung gegenüber dem klassischen Projektmanagement flexibler und dynamischer. Es gibt nicht etwa die eine Methodik „Agiles Projektmanagement“, sondern unterschiedliche Methoden, die in Ablauf, zeitlicher Definition und Rollenverteilung variieren. Ursprünglich kommen agile Methoden der Projektsteuerung aus der Software-Entwicklung, woraus sich später das agile Projektmanagement entwickelt hat. Charakteristisch dafür ist unter anderem eine iterative, inkrementelle Vorgehensweise, bei der die Aufgaben durch Zwischenergebnisse und Feedback-Schleifen unterteilt sind. Typisch sind auch flexible Anpassungen an sich neu ergebende Kundenanforderungen im Prozess. Neben der Software-Entwicklung wird diese Art der Projektsteuerung im Bauwesen, Maschinenbau, in der Finanz- und der Automobil-Branche eingesetzt.

Agiles Projektmanagement versus klassische Projektsteuerung

Das Projektmanagement befindet sich im Wandel. So gelangt mit kürzeren Produktlebenszyklen und zunehmendem Wettbewerb das klassische Projektmanagement immer mehr an seine Grenzen. Der Grund: Anforderung (Lastenheft), Prozess und Ergebnis werden anfangs festgelegt, doch erst am Ende der Projektrealisierung bewertet. Nachträgliche Änderungen bei einem Projektauftrag sind dadurch nicht selten problematisch.

Beim agilen Projektmanagement sind Zeit und Budget hingegen fix, der Umfang ist variabel. Es existiert eine Zielvorstellung oder Vision, aber die Ausgestaltung der Projektrealisierung ist offen. Auch im laufenden Prozess können weitere Wünsche der Stakeholder und Kunden integriert werden. Wechselnde Anforderungen werden laufend erfasst und umgesetzt, zugleich entstehen regelmäßig Zwischenergebnisse, die bewertet werden. Bei agilen Methoden der Projektsteuerung organisiert sich das Team selbst, ist dadurch hoch motiviert und übernimmt gemeinschaftlich Verantwortung. Auf lange Meetings und umfangreiche Dokumentation wird verzichtet, stattdessen ist die Projektrealisierung durch kurze, tägliche Meetings und stetige Rückmeldung geprägt.

Die Prinzipien des agilen Projektmanagements

Die Methoden basieren auf Werten und Prinzipien, die 2001 im Agilen Manifest definiert worden sind. Die darin beschriebenen Werte beziehen sich ursprungsgemäß auf die agile Projektsteuerung in der Software-Entwicklung:

  • Interagierende Menschen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
  • Funktionierende Software ist bedeutsamer als umfassende Dokumentation
  • Mit dem Kunden zusammenzuarbeiten ist wichtiger, als Verträge zu verhandeln
  • Auf Veränderung zu reagieren ist wichtiger, als an einem Plan festzuhalten

Das Agile Manifest ergänzt die Werte um zwölf agile Prinzipien. Diese thematisieren die Kundenzufriedenheit als höchste Priorität, das laufende Umsetzen von gewünschten Anpassungen während der Projektrealisierung, regelmäßige Lieferungen funktionierender Software und vieles mehr.

Welche Methoden des agilen Projektmanagements gibt es?

Im Bereich der Projektsteuerung gibt es zahlreiche agile Methoden. Die bekanntesten darunter sind Scrum und Kanban. Hier eine Übersicht:

  • Scrum
  • Kanban
  • Lean
  • Dynamic System Development Model
  • Extreme Programming
  • Crystal

Wie funktioniert agiles Projektmanagement – Scrum und Kanban kurz erklärt

Scrum ist die bekannteste Methode der agilen Projektsteuerung. Die Entwicklungsarbeit erfolgt iterativ in Sprints, meist in fest definierten Zeiträumen von 2-3 Wochen. Dabei arbeitet das Scrum Team selbstorganisiert und entscheidet im Sprint Planning, wie die im sogenannten Product Backlog priorisierten Anforderungen umgesetzt werden. Innerhalb eines Sprints erarbeitet das Team eine Teillösung bzw. Projekt-Inkrement. In kurzen Meetings, den Daily Scrums, tauscht sich das Team täglich über den Projektstand aus. Am Ende eines Sprints prüft es gemeinsam mit Stakeholdern im Sprint Review den erzielten Fortschritt und entwickelt die Basis für das nächste Sprint Planning.

Im Gegensatz zu Scrum setzt Kanban Prozesseffizienz und Produktivitätssteigerung in den Fokus. So soll ein stetiger Arbeitsfluss erreicht werden, visualisiert durch das Kanban Board, das die Anforderungen je nach Status darstellt. Das Board ist in Zeilen unterteilt, während Spalten die notwendigen Arbeitsschritte aufführen. Dabei kann eine auf einer traditionellen Kanban-Karte vermerkte Aufgabe je nach Status von Spalte zu Spalte wandern. Ein Kernelement dieser Methode der Projektsteuerung sind die Limits für zeitgleich laufende Aufgaben. Beispielsweise wird festgelegt, dass nur drei Aufgaben innerhalb einer Spalte gleichzeitig bearbeitet werden dürfen. Wesentlich für Kanban ist der Aufgabenfluss: Die Karten mit den Anforderungen sollen möglichst gleichmäßig und unterbrechungsfrei über das Kanban Board wandern.

Wann eignen sich agile Methoden der Projektsteuerung?

Das klassische Projektmanagement ist für den schnelllebigen Markt und die kurzen Lebenszyklen der Produkte häufig zu schwerfällig. Während der Projektrealisierung führen neue Anforderungen fast zwangsläufig zu steigenden Kosten und verspäteter Fertigstellung. Bei der agilen Projektsteuerung sind Abweichungen von vornherein einkalkuliert, wodurch sich diese Methoden für einen Projektauftrag eignen, bei dem

  • anfangs nur eine grobe Vorstellung von den Anforderungen existiert,
  • häufig auch noch in späteren Phasen Veränderungen oder Abweichungen umgesetzt werden müssen,
  • schrittweise gemeinsam mit dem Kunden die beste Lösung gefunden werden soll,
  • es wichtig ist, schnell auf Fehler oder Probleme zu reagieren,
  • die Ziele relativ flexibel sind und nur kurze Planungshorizonte zulassen,
  • eine komplexe Zielsetzung vorliegt,
  • schnell Resultate gefragt sind, z.B. weil dies die Marktsituation erfordert.

Sind Projekte gut im Voraus planbar, ihre Anforderungen klar umrissen oder ihre Projektumgebung stark durch Vorschriften reguliert, dann eignet sich eher das klassische Projektmanagement. Die Herausforderung ist es, eine Methode der Projektsteuerung zu finden, die zu dem zu entwickelnden Produkt, zum Unternehmen und zu seiner Kultur passt. Bei komplexen Entwicklungsaufgaben kann es auch sinnvoll sein, beide Methoden miteinander zu kombinieren – dies wird als hybrides Projektmanagement bezeichnet.

Agiles Projektmanagement anhand eines Praxisbeispiels

Bei der Entwicklung eines Vertriebssystems ist ein monetärer sowie zeitlicher Rahmen gegeben. Auch gibt es eine grobe Vision und einen Ergebnisrahmen. Die etwa 130 Beteiligten werden in 16 Scrum Teams aufgeteilt, die eigenverantwortlich an ihren Aufgaben arbeiten und diese stets mit dem Ergebnisrahmen abgleichen. Jedes Team beinhaltet einen Scrum Master, (Scrum) Entwickler und Product Owner und stimmt sich täglich über den Werdegang des aktuellen Projektinkrements ab. Eine Abstimmung zwischen den Teams ist ebenso unerlässlich, weshalb alle zwei Wochen das gemeinsame Sprint Planning stattfindet. Darin werden die jeweiligen Aufgaben für den nächsten Sprint definiert: Beispielsweise präsentiert das für die User Experience zuständige Team eine Wunschvorstellung der Login-Oberfläche, welche das Frontend-Team dann im bevorstehenden Sprint entsprechend gestaltet, während das Backend-Team die notwendigen technischen Funktionen, Datenflüsse und Berechtigungen programmiert.
Nachdem das Vertriebssystem zur Hälfte fertig gestellt ist, haben die Stakeholder eine neue Idee, die noch implementiert werden soll. Diese wird in den Product Backlog aufgenommen und kann in den nächsten Sprints umgesetzt werden.
Kurz vor der Fertigstellung hat sich ein neuer Markttrend bemerkbar gemacht. Da es sowohl der zeitliche als auch finanzielle Rahmen hergibt, soll das Vertriebssystem daher noch einmal um eine neue Funktion für die Nutzer ergänzt werden.
Während der gesamten Projektrealisierung werden die Aufgaben der Teams mit dem definierten Ergebnisrahmen abgeglichen, sodass alle gewünschten Funktionen im Endprodukt enthalten sind.

Agiles Projektmanagement – die 12 wichtigsten Vorteile

Agiles Projektmanagement erfreut sich wachsender Beliebtheit und findet heute vielfältig Anwendung. Kunden und Stakeholder, aber auch Teams und die Verantwortlichen der Projektsteuerung profitieren dabei von vielen Vorteilen:

  1. Wettbewerbsvorsprung: schnelle Lösungen, bessere Produktqualität
  2. Kurze Time-to-Market durch effiziente und optimierte Prozesse
  3. Flexibilität: laufende Umsetzung von sich neu ergebenden Anforderungen
  4. Optimale Kontrolle in der Projektsteuerung
  5. Klare Fokussierung auf spezifische Kundenbedürfnisse
  6. Flexible Anpassung auf Marktveränderungen
  7. Schnelles Erkennen und Beheben von Fehlern oder Problemen
  8. Regelmäßige transparente Kommunikation; weniger Missverständnisse
  9. Hohe Effektivität durch selbstorganisierte motivierte Teams
  10. Stetiger Verbesserungsprozess
  11. Niedrige Administrations- und Dokumentationsaufwände
  12. Geringeres Investitionsrisiko durch regelmäßige Rückmeldungen und Iterationsschleifen

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass agiles Projektmanagement durch flexible und zugleich zielorientierte Methoden geprägt ist, die am besten bei komplexen Projekten mit definiertem Budget- und Ergebnisrahmen zum Einsatz kommen. Methodenkompetenz, eine passende Unternehmenskultur und passende Strukturen sind dabei essenziell für den Erfolg.